1. Responsable et périmètre
Pour les prestations commerciales BREAKLINES, le responsable du traitement est Mathieu Polo, entrepreneur individuel, 2 rue Saint-Michel, 13111 Coudoux. Contact : breaklinesproject@gmail.com.
Les dossiers historiques de l’association restent rattachés à leur structure d’origine. La création de l’activité commerciale n’entraîne aucun transfert automatique de ces dossiers.
2. Informations utilisées
Les informations proviennent principalement du participant ou de son représentant légal, des personnes habilitées à gérer l’inscription, des encadrants pour les présences et du prestataire de paiement pour le statut des règlements.
Les informations de santé doivent être limitées à ce qui est nécessaire à la sécurité et à l’encadrement.
- Identité, date de naissance et coordonnées des participants.
- Représentants légaux, contacts d’urgence et personnes autorisées à récupérer les enfants.
- Abonnements, réservations, présences, paiements et justificatifs.
- Messages, documents signés et autorisations.
3. Finalités
Ces informations servent à traiter les demandes, gérer les comptes et réservations, organiser les activités, envoyer les confirmations et rappels nécessaires, suivre les règlements et respecter les obligations applicables.
Selon la personne et le traitement concernés, les opérations relèvent de mesures précontractuelles, de l’exécution du contrat, d’obligations légales ou d’un intérêt légitime justifié, notamment pour la sécurité technique et la défense de droits. Les données de santé nécessitent en outre une justification spécifique.
La prise de connaissance de cette politique ne constitue pas un consentement global. Le droit à l’image et les éventuelles communications commerciales facultatives doivent faire l’objet de choix distincts. Les données ne sont pas vendues à des tiers.
4. Accès aux dossiers
Les administrateurs déclarés sont Mathieu et Romain. Les personnes habilitées ne doivent accéder qu’aux informations utiles à leur mission. Les encadrants reçoivent les renseignements nécessaires aux activités dont ils ont la charge, sans accès global à la base administrative.
Des informations peuvent être communiquées aux intervenants concernés lorsqu’elles sont nécessaires à une activité, au transport, à la sécurité ou au respect d’une obligation légale.
5. Services et stockage
Le site et sa base de données sont hébergés sur un serveur privé QNAP en France. Gandi gère le nom de domaine. Les échanges email utilisent Gmail et les paiements en ligne sont traités par Stripe. Des sauvegardes locales sont réalisées sur le serveur.
La localisation du serveur du site ne signifie pas que tous les traitements des prestataires restent en France. Les services de messagerie et de paiement suivent leurs propres conditions de traitement.
6. Conservation
La durée retenue pour les données administratives dont l’archivage est justifié est de cinq ans après la fin de la dernière participation. Elle ne s’applique pas indistinctement à toutes les informations et doit être distinguée du maintien d’un dossier actif.
Les pièces comptables et autres documents soumis à une obligation de conservation suivent leurs propres durées. Les informations de santé doivent être réexaminées lorsque leur utilité opérationnelle cesse. La fermeture du compte n’efface pas immédiatement les pièces dont la conservation reste justifiée.
7. Images et communications facultatives
Le refus du droit à l’image ne doit empêcher ni l’inscription ni la participation. L’utilisation d’une image doit respecter les supports, le périmètre et la durée de l’autorisation effectivement recueillie.
Les messages nécessaires au suivi de vos réservations sont distincts d’une newsletter ou d’offres commerciales facultatives. Une inscription ou un paiement ne vaut pas accord global pour ces usages. Pour une demande concernant vos autorisations, contactez breaklinesproject@gmail.com.
8. Exercer vos droits
Selon le traitement et les conditions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité des données, vous opposer à certains traitements et retirer votre consentement pour l’avenir. Vous pouvez également donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès.
Adressez votre demande à breaklinesproject@gmail.com. Les représentants légaux peuvent agir pour les enfants selon leur habilitation. Des informations proportionnées peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur l’identité ou l’autorité du demandeur.
La réponse intervient en principe dans un délai d’un mois. Une prolongation de deux mois supplémentaires peut être nécessaire selon la complexité ou le nombre de demandes ; vous en êtes informé dans le premier mois avec les motifs.
Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL sur www.cnil.fr, sans être obligé de contacter préalablement BREAKLINES.